Datenschutzhinweise

1. Verantwortlicher und Kontakt

HMB facility GmbH
Erlenstraße 21, 48485 Neuenkirchen, Deutschland
Vertreten durch Geschäftsführer Benjamin Pape
Telefon: 05971 976 0170
E-Mail: info@hmb-facility.de

Für Fragen zum Umgang mit Ihren Daten und zur Ausübung Ihrer Rechte können Sie sich an diese Kontaktdaten wenden.

Datenschutzbeauftragter

Unser Datenschutzbeauftragter ist Jürgen Flügge. Sie erreichen ihn vertraulich auf dem Postweg:

HMB facility GmbH
Datenschutzbeauftragter Jürgen Flügge – persönlich/vertraulich
Erlenstraße 21
48485 Neuenkirchen

Bitte kennzeichnen Sie den Umschlag entsprechend, damit Ihre Nachricht direkt und ungeöffnet an den Datenschutzbeauftragten weitergegeben werden kann.

2. Besuch der Website und eigenes Hosting

Wir betreiben diese WordPress-Website auf einem eigenen Server am Firmenstandort Neuenkirchen. IONOS verwaltet unsere Domain und stellt den E-Mail-Dienst bereit; das Webhosting erfolgt auf unserer eigenen Infrastruktur.

Beim Seitenaufruf werden technisch notwendige Verbindungsdaten verarbeitet. Serverprotokolle können insbesondere IP-Adresse, Zeitpunkt, aufgerufene Adresse, HTTP-Status, übertragene Datenmenge, Browserkennung und die zuvor besuchte Seite enthalten, sofern Ihr Browser diese übermittelt. Die Verarbeitung dient der Bereitstellung, Fehleranalyse und Absicherung der Website. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser Interesse ist ein zuverlässiger und sicherer Betrieb.

Zugriffs- und Fehlerprotokolle werden im regulären Betrieb spätestens nach sieben Tagen gelöscht. Bei einem konkreten Sicherheitsvorfall können die zur Aufklärung und Sicherung von Rechtsansprüchen erforderlichen Auszüge für die Dauer der Bearbeitung gesondert aufbewahrt werden.

3. Anfragen und freiwillige Dateianhänge

Wenn Sie uns über das Formular kontaktieren, verarbeiten wir Ihr Anliegen, Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse und Ihre Nachricht. Je nach Anfrage kommen die Angabe Privatperson, Hausverwaltung oder Gewerbe, der Organisationsname sowie freiwillige Angaben zu Telefon, Objekt, Ort und Mietzeitraum hinzu. Freiwillig hochgeladene Bilder und PDF-Dateien helfen uns, Ihre Anfrage zu bearbeiten.

Bei einer Anfrage zu einem Angebot oder Vertrag erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Bei sonstiger Kommunikation und bei Anfragen im Namen eines Unternehmens beruht sie auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser Interesse ist die Bearbeitung und Beantwortung Ihres Anliegens.

Ohne die als Pflichtfelder gekennzeichneten Angaben kann das Formular nicht abgesendet werden. Dateianhänge sind freiwillig. Bitte übermitteln Sie nur Unterlagen, die für Ihr Anliegen erforderlich sind.

Die Angaben und Dateien werden per E-Mail an HMB weitergeleitet. Hochgeladene Dateien liegen während der Verarbeitung vorübergehend in einem geschützten technischen Verzeichnis. Nach dem Versandversuch werden diese temporären Kopien gelöscht. Sie werden nicht als öffentliche Bilder oder Dokumente in der WordPress-Mediathek gespeichert. Die empfangene E-Mail und ihre Anhänge bleiben davon unabhängig im zuständigen Postfach.

Anfragen, aus denen kein Auftrag entsteht, löschen wir einschließlich ihrer Anhänge spätestens sechs Monate nach Abschluss der Bearbeitung. Werden Unterlagen für einen Vertrag, eine gesetzliche Aufbewahrungspflicht oder die Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen benötigt, werden nur die dafür erforderlichen Daten entsprechend länger aufbewahrt. Daten, deren Aufbewahrungszweck zuvor entfällt, werden früher gelöscht.

4. Bewerbungen

Bei Bewerbungen verarbeiten wir Ihre Kontaktangaben, Ihre Nachricht und freiwillig eingereichte Unterlagen wie Anschreiben und Lebenslauf, um über eine mögliche Beschäftigung zu entscheiden. Grundlage ist § 26 Abs. 1 BDSG. Die Bewerbung wird per E-Mail an HMB übermittelt; auch hier werden die temporären Upload-Kopien nach dem Versandversuch gelöscht.

Auf Bewerbungen erhalten nur die am Bewerbungsverfahren beteiligten, hierzu berechtigten Personen Zugriff. Kommt kein Beschäftigungsverhältnis zustande, löschen wir die Bewerbungsdaten einschließlich Anhängen spätestens sechs Monate nach Mitteilung der Absage beziehungsweise nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens bei einer Rücknahme. Bis dahin kann eine Aufbewahrung zur Abwehr möglicher Rechtsansprüche auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO erfolgen. Bei einem konkreten Rechtsstreit bleiben nur die hierfür erforderlichen Unterlagen bis zu dessen Abschluss gespeichert. Bei einer Einstellung werden die erforderlichen Unterlagen in die Personalverwaltung übernommen. Eine längere Speicherung in einem Bewerberpool erfolgt nur auf Grundlage einer gesonderten freiwilligen Einwilligung mit vereinbarter Dauer.

5. E-Mail-Dienst IONOS und Nextcloud Mail

Für den E-Mail-Versand und das Empfängerpostfach nutzen wir IONOS SE, Elgendorfer Straße 57, 56410 Montabaur, Deutschland. Dabei verarbeitet IONOS die für Übertragung und Speicherung erforderlichen E-Mail-Adressen, Nachrichteninhalte, Anhänge und technischen Verbindungsdaten. Die Verbindung des Webservers zum IONOS-Mailserver wird verschlüsselt und das Serverzertifikat geprüft.

Zur Bearbeitung des Postfachs verwenden wir Nextcloud Mail auf unserer eigenen Infrastruktur. Nextcloud greift über eine verschlüsselte IMAP-Verbindung auf das IONOS-Postfach zu und verarbeitet dabei die für Anzeige, Synchronisierung und Bearbeitung benötigten Nachrichtendaten auch auf unserem eigenen Server. Das E-Mail-Postfach selbst liegt bei IONOS.

Die Einbindung erfolgt im Rahmen der Bearbeitung Ihrer Anfrage oder Bewerbung auf den oben genannten Grundlagen. Informationen zum Anbieter finden Sie in den Datenschutzhinweisen von IONOS. Für die Verarbeitung durch IONOS besteht eine Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung.

Sicherungskopien dienen ausschließlich der Wiederherstellung nach Störungen und werden nicht als zusätzliches Arbeitsarchiv verwendet. Aus dem laufenden Betrieb gelöschte Daten können bis zur planmäßigen Ersetzung noch in zugriffsbeschränkten Sicherungen enthalten sein. Bei einer Wiederherstellung werden bereits erfolgte Löschungen vor der erneuten Nutzung berücksichtigt.

6. Schutz vor Missbrauch und Mehrfachversand

Die Formulare verwenden eine zufällige, signierte Sitzungskennung mit einer Gültigkeit von zwei Stunden. Sie wird im Arbeitsspeicher der geöffneten Seite gehalten. Zum Begrenzen wiederholter Aufrufe wird serverseitig eine stündlich wechselnde, aus der IP-Adresse abgeleitete Prüfkennung mit einem Zähler verwendet. Diese Zähler sind eine Stunde gültig; abgelaufene Zähler werden im regulären Betrieb beim nächsten Bereinigungslauf entfernt.

Zusätzlich speichert WordPress eine Prüfkennung und einen Versandstatus, damit dieselbe Anfrage nicht versehentlich mehrfach verschickt wird. Diese Einträge werden im regulären Betrieb innerhalb von 24 Stunden gelöscht. Eine unabhängige Serveraufgabe prüft alle fünf Minuten auf abgelaufene Einträge. Der Nachrichtentext und die Anhänge werden in diesen Statusdaten nicht gespeichert. Nach einem abgebrochenen Verarbeitungsvorgang verbliebene temporäre Upload-Kopien werden ab einem Alter von einer Stunde ebenfalls durch diese Aufgabe entfernt, sofern keine Verarbeitung mehr läuft. Die Verarbeitung beruht auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; sie dient dem Schutz unseres Formulars und der zuverlässigen Bearbeitung von Anfragen.

7. Cookies, Redaktion und externe Inhalte

Die HMB-Seiten enthalten keine Werbe- oder Analyse-Tracker, keine eingebetteten Social-Media-Feeds und keine extern geladenen Schriftarten. Für den normalen Formularbesuch setzen die HMB-Erweiterungen keine eigenen Cookies oder dauerhaften Browser-Speicher ein. Beim WordPress-Login für berechtigte Mitarbeiter werden technisch erforderliche Anmelde- und Einstellungs-Cookies verwendet. Sie dienen dem geschützten Redaktionszugang.

Links zu clockin, Podcast-Angeboten, Douchebox oder sozialen Netzwerken öffnen die Angebote der jeweiligen Anbieter. Für die anschließende Nutzung gelten deren Datenschutzhinweise. Eine automatische Übergabe von HMB-Neuigkeiten an Facebook, Instagram und X ist zum Start noch nicht aktiviert. Vor einer späteren Aktivierung wird diese Beschreibung an die tatsächlich eingesetzten Dienste angepasst.

Standortkarte von OpenStreetMap

Auf der Kontaktseite können Sie eine Karte der OpenStreetMap Foundation laden. Vor Ihrem Klick auf „Karte laden“ wird keine Verbindung zum Kartendienst hergestellt. Nach dem Laden verarbeitet der Anbieter insbesondere Ihre IP-Adresse, Browser- und Geräteinformationen sowie den Zeitpunkt und die abgerufenen Inhalte. Kartenkacheln werden über ein weltweites Netz von Cache-Servern bereitgestellt.

Die Einbindung erfolgt auf Grundlage Ihrer Einwilligung durch das Laden der Karte (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Mit „Karte schließen“ entfernen Sie die Einbindung und beenden weitere Kartenabrufe auf dieser Seite. Ihre Auswahl wird von uns nicht dauerhaft gespeichert. Bereits übermittelte Daten bleiben hiervon unberührt. Weitere Angaben enthält die Datenschutzerklärung der OpenStreetMap Foundation.

Kundenstimmen

Über unser Kundenstimmenformular können Sie uns einen Kommentar und den gewünschten öffentlichen Namen übermitteln. Eine E-Mail-Adresse für Rückfragen ist freiwillig und wird nicht veröffentlicht. Mit Ihrer Einwilligung verarbeiten wir diese Angaben zur Prüfung und Veröffentlichung Ihrer Kundenstimme (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO).

Die Einsendung wird zunächst intern in WordPress auf unserem eigenen Server gespeichert. Erst nach unserer redaktionellen Freigabe erscheinen der Kommentar und der dafür angegebene Name auf der Homepage. Wir speichern außerdem den Zeitpunkt, den bestätigten Einwilligungstext und den ursprünglich freigegebenen Wortlaut, um die Freigabe nachvollziehen zu können. Auf die nichtöffentlichen Angaben haben nur die zur Bearbeitung berechtigten Personen Zugriff. Eine automatische Weitergabe an Social Media oder per E-Mail erfolgt nicht. Für den Missbrauchsschutz gelten die unter Ziffer 6 beschriebenen technischen Kennungen.

Nicht veröffentlichte Einsendungen löschen wir nach Abschluss der Prüfung. Veröffentlichte Kundenstimmen und die zugehörige Freigabe bewahren wir für die Dauer der Veröffentlichung auf; die freiwillige E-Mail-Adresse nur, solange sie für Rückfragen benötigt wird. Sie können Ihre Einwilligung jederzeit für die Zukunft an info@hmb-facility.de widerrufen. Dadurch entstehen keine Nachteile für unsere Zusammenarbeit. Wir entfernen die betreffende Kundenstimme und löschen die zugehörigen Daten, soweit keine Aufbewahrung zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung konkreter Rechtsansprüche erforderlich ist. Die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung vor dem Widerruf bleibt unberührt.

8. Ihre Rechte

Sie können im Rahmen der gesetzlichen Voraussetzungen Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung und Datenübertragbarkeit verlangen. Eine erteilte Einwilligung können Sie jederzeit für die Zukunft widerrufen.

Widerspruch: Bei einer Verarbeitung aufgrund berechtigter Interessen können Sie aus Gründen Ihrer besonderen Situation widersprechen. Wir prüfen dann, ob Gründe für eine weitere Verarbeitung bestehen.

Sie können sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde beschweren, insbesondere an Ihrem Aufenthaltsort, Arbeitsplatz oder am Ort des vermuteten Verstoßes. Für Nordrhein-Westfalen erreichen Sie die Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit unter Postfach 20 04 44, 40102 Düsseldorf, E-Mail poststelle@ldi.nrw.de. Weitere Kontaktmöglichkeiten: www.ldi.nrw.de/kontakt.

9. Geltungsbereich

Diese Hinweise beziehen sich auf die HMB-Website und ihre Kontakt- und Bewerbungsformulare. Für Beschäftigtenverwaltung, Kundenaufträge und eigenständige Social-Media-Auftritte können zusätzliche Informationen gelten. Bei Änderungen am Website-Betrieb werden diese Hinweise entsprechend angepasst.